Сроки хранения кадровых документов

Статья 22.1. Сроки хранения документов по личному составу

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 18 июня 2017 г. N 127-ФЗ статья 22.1 настоящего Федерального закона изложена в новой редакции

Статья 22.1. Сроки хранения документов по личному составу

1. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.

2. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

3. По истечении сроков хранения, указанных в частях 1 и 2 настоящей статьи, документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов.

4. Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения.

5. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Хранение кадровых документов

Хранение и ведение кадровой документации в организации является очень серьезным и важным процессом. Не только потому, что при проверке кадровые документы первыми проверяются государственными органами, но и еще потому, что в этих документах находится вся информация о взаимоотношениях между работником и организацией. Поэтому вопрос о хранении кадровых документов должен быть решен своевременно и в соответствии со всеми требованиями ФЗ.

Что относится к кадровым документам?

Чтобы ответить на вопрос о том, как хранить кадровые документы, нужно понять, что к ним относится. Согласно ФЗ, в группу кадровых документов входят: личные дела, приказы по личному составу, личные карточки, трудовые книжки, ведомости по начислению заработной платы или лицевые счета, трудовые соглашения (договоры), табели учета рабочего времени.

К кадровым документам, помимо перечисленного, также относят следующее:

• документы об установлении персональных окладов, надбавок, ставок;
• документы по аттестации и установлению квалификации;
• документы о трудовой деятельности с вредными, опасными и иными условиями труда;
• списки работников, имеющих право на льготы;
• документы о награждении работников;
• документы по оформлению служебных поездок и командировок;
• документы по воинскому учету.

Данные документы образуют группу кадровых документов по личному составу.

Ознакомиться с полным перечнем документов можно в методических рекомендациях «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу», разработанных совместно Росархивом и ВНИИДАДом и согласованных ЦЭПК при Росархиве 23 декабря 2014 г.

Срок хранения кадровых документов

Согласно ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

• документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся не менее 75 лет;
• документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся не менее 50 лет.

Некоторые виды кадровых документов имеют разные сроки хранения, например, личные дела руководителей и документы о правилах безопасности имеют срок хранения «постоянно», существуют также документы с временным сроком хранения.

Для определения ценности кадровых документов необходимо провести экспертизу, руководствуясь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, который образуется в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 2010 года.

По итогам проведенной в организации экспертизы выделяются документы с истекшим сроком хранения, на них составляется акт об уничтожении.

Как хранить кадровые документы в организации?

В российском законодательстве сказано, что документы по личному составу необходимо хранить отдельно от другой документации. Самый надежный вариант – это создание специального хранилища для кадровых документов. Если этот вариант невозможен для организации, хранить личные дела сотрудников необходимо в обособленном месте: сейф, шкаф и т.д. Такие меры обязательны, потому что данный вид документов имеет конфиденциальный характер и защищен законом «О персональных данных».

Как правильно хранить кадровые документы и копии документов сотрудников, нужно знать также на случай ликвидации организации. В таком случае документы передаются правопреемнику, в вышестоящий орган или в государственный архив. Бывают ситуации, когда документы принимает на «хранение» организация, где юридическая связь с ликвидированным предприятием не установлена. В данном случае исполнение социально-правовых решений на основании этих документов будет проводиться в незаконном порядке.

Сроки хранения кадровых документов

srok_hraneniya.jpg

Похожие публикации

Для юридического оформления трудовых отношений между работодателем и нанятыми сотрудниками в организациях используются кадровые документы. Составление и ведение такой документации является обязанностью работодателя; исключением являются только некоторые локальные нормативные акты для микропредприятий, которые вправе их не составлять (ст. 309.2 ТК РФ). Что входит в состав кадровой документации? Какой срок хранения тех или иных документов установлен законодательством? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Нормативная база

Хранение и оформление кадровых документов в РФ регламентируется такими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ;

• приложение к Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1;
• закон о персональных данных от 27.07.2006 г. №152;
• приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 г №558 (в ред. от 16.02.2016 г.);
• закон об архивном деле от 22.10.2004 г. №125-ФЗ;
• Указ Президента РФ от 04.04.2016 №151;
• Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Классификация кадровых документов

Основные виды кадровых документов можно разделить на две большие группы:

• предназначенные для учета личного состава рабочего персонала;
• связанные с управлением рабочим персоналом и организацией труда.

В зависимости от целевой принадлежности кадровая документация классифицируется следующим образом:

• копии и оригиналы документов, предъявленных сотрудниками при приеме на работу (паспорта гражданина РФ, трудовой книжки, документов об образовании, справки об отсутствии судимости и т.д.);
• документы, которые разрабатывает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений (к ним относятся локально-нормативные акты и документы по кадровым функциям).

Помимо этого, документы кадрового учета различаются по типичным процедурам:

Существует и такая классификация кадровой документации:

• обязательные документы (должны быть во всех организациях, нанимающих рабочий штат)
• факультативные документы (принимаются работодателем по его усмотрению).

Обязательные кадровые документы в организации перечислены в ТК РФ. Также к ним относятся формы первичной документации по учету труда и его оплаты, разработанные Госкомстатом.

Хранение документов по кадрам

Многие кадровые документы содержат персональные данные сотрудников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность – тогда вся ответственность ложится на руководителя. Все бумаги имеют разную степень значимости и для каждой из них установлены отдельные сроки хранения.

Юридическим лицам следует разработать положения, касающиеся сохранности документов по личному составу, и обеспечить для этого надлежащие условия. Для этих целей рекомендуется создать архив кадровых документов, его компетенцию надо урегулировать соответствующим положением. При этом следует руководствоваться Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. об организации архивов предприятий. Документы, подшитые в дела, должны находиться в специально оборудованных помещениях с оптимальным температурным режимом и достаточным количеством мест для хранения.

Организации имеют право не создавать у себя архивы для хранения бумаг, а передавать их на хранение в госархивы. Если правила хранения документации будут нарушены – руководству фирмы грозит административная ответственность и штраф в размере 300-500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ).

Сроки хранения

Сколько хранятся кадровые документы? В ст. 21.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ указано, что сроки хранения архивных бумаг определяются перечнями документов, указанных в ст. 6 и 23 Закона №125-РФ, а также иными законами РФ.

В соответствии с новой редакцией ст. 22.1 Закона №125-ФЗ, сроки хранения документов будут зависеть от года, в котором они были составлены:

• если до 1 января 2003 года − 75 лет;
• если после 1 января 2003 года – 50 лет.

Указанные сроки не распространяются на документацию по личному составу, в отношении которой нормативными актами установлены иные сроки. При ликвидации субъекта экономической деятельности его документы по описи передаются правопреемнику, в государственный или муниципальный архив.

ИП и организации могут не хранить локальную документацию, составление которой не носит обязательный характер. К ней относятся различные положения (о персонале, о проведении аттестации, о структурных подразделениях).

Конкретные сроки хранения кадровых документов приведены далее:

• приказы о приеме на работу, переводе, увольнению и пр. – 50 лет (75 – если они закончены делопроизводством до 01.01.2003 г.);
• личные карточки и дела работников, трудовые договоры, штатное расписание – 50 (75) лет; по руководителям – постоянно;
• табель учета рабочего времени – 50 (75) лет;
• приказы о предоставлении ежегодных отпусков, направлении в командировки, взыскании с сотрудников – 5 лет;
• материалы аттестации рабочих мест – 45 лет, при наличии вредных и опасных условий — постоянно;
• правила трудового распорядка – 1 год;
• график отпусков – 1 год;
• документы (справки, ведомости, расчеты, списки) о высвобождении рабочих мест, о переводе работников на сокращенный рабочий день, о решении трудовых споров – 5 лет;
• документы об учете рабочего времени – 3 года;
• должностные инструкции типовые – 50 (75) лет;
• экземпляр трудового договора – 50 (75) лет;
• бумаги, подтверждающие получение сотрудником образования за счет компании – 4 года;
• договор о полной материальной ответственности – 5 лет;
• книга учета приказов о приеме персонала на работу и увольнении – 50 (75) лет.

Полный перечень сроков хранения приведен в Приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 г № 558.

Кадровая документация ИП

Кадровый документооборот индивидуального предпринимателя, нанимающего штат работников, практически ничем не отличается от документооборота организаций. Исключение составляют ИП, относящиеся к микропредприятиям. 3 июля 2016 года был принят закон № 348-ФЗ, дополнивший ТК РФ новой главой 48.1, в соответствии с которой, с 2017 года микропредприятия освобождаются от обязательной разработки внутренних нормативных актов, касающихся трудовых отношений – положений об оплате труда и премировании, правил трудового распорядка, графиков сменности и т.п. При найме работников достаточно заключать с ними договор, в котором будут прописаны все условия труда, оплаты и гарантии, обычно включаемые в локальные документы.

Рассмотрим, какие кадровые документы должны быть у ИП, ведущих деятельность на общих условиях. При оформлении сотрудников на работу им необходимо составлять:

• договор в двух экземплярах;
• приказ о приеме на работу;
• должностную инструкцию;
• штатное расписание;
• правила внутреннего распорядка;
• график отпусков;
• личные карточки рабочего персонала.

ИП обязательно должен вести табель рабочего времени по каждому нанятому работнику. Образец его заполнения можно найти здесь.

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

Сроки хранения документов по номенклатуре дел имеют разную продолжительность и устанавливаются специальными перечнями. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы придется хранить в компании постоянно, а от каких периодически можно избавляться.

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.

ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).

Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. Основой для определения сроков служит Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Структура номенклатуры дел компании

Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

• подразделение организационных вопросов (канцелярия);
• кадровое подразделение;
• департамент труда и заработной платы;
• отдел экономического планирования, статистики и финансов;
• департамент бухгалтерского учета и отчетности;
• департамент налогового учета и декларирования;
• отдел охраны труда;
• производственно-технический отдел (ПТО);
• другие подразделения.

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 558. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

[3]

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Устав ООО «Вираж»

Коллективный договор ООО «Вираж»

Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж»

После замены новыми

Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности

Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности

Протоколы совещаний у руководителя

Протоколы оперативных совещаний — 5 лет

Годовой отчет по основным вопросам деятельности ООО «Вираж»

Перечень телефонов и адресов сотрудников ООО «Вираж»

После замены новыми

Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.

После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.

Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Личные дела работников

Графики предоставления отпусков

Списки работников организации

Списки лиц, подлежащих воинскому учету

Списки работников, ушедших на пенсию

Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины

Журнал регистрации трудовых договоров

Документы (доклады, отчеты, справки, и др.) о состоянии и проверке работы с кадрами

Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.

Например:

• о виде и содержании штатного расписания можно узнать из материала«Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)»;
• о сроках утверждения графика отпусков и наказании за его отсутствие говорится в статье«Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышает 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.

Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

03. Труд и заработная плата

Положение об оплате труда и премировании

Лицевые счета по заработной плате работников

Заявления о выплате материальной помощи

Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам ООО «Вираж»

Листки нетрудоспособности сотрудников

Исполнительные листы работников ООО «Вираж»

Пока есть надобность

Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.

Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте. Например:

• образец заполнения расчетного листка сотрудника компании доступен для просмотра в материале«Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист»;
• узнать подробности об оформлении ведомости на выплату зарплаты можно из материала«Зарплатная ведомость формы Т53 (скачать бланк)».

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 4–5 лет:

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

04. Налоговый учет и декларирование

Учетная политика по налоговому учету ООО «Вираж»

Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, о регистрации в Фонде социального страхования

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения

Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц

При условии проведения проверки (ревизии)

Декларации по НДС, имуществу, налогу на прибыли, транспортному и земельному налогу

Реестры расчета земельного налога ООО «Вираж»

Акты сверок об уплате налогов с ИФНС

Сведения о доходах физических лиц

Книги покупок и продаж ООО «Вираж»

С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Подробности о заполнении исправленного счета-фактуры вы можете узнать из материала «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?».

Практический пример заполнения корректировочного счета-фактуры содержится в статье «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры (2017)».

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.

Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).

Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.

Сроки хранения бухгалтерской документации

Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:

Статьи и консультации 2019 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru

К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.

Cроки хранения документов: изменения в законе

• Книга «Курс кадрового делопроизводства. Самоучитель»
• Книга «Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадровом делопроизводстве»
• Книга «Сборник образцов приказов»
• Старый ГОСТ действует еще год (доступ к статье свободный для всех) >>
• Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков: сколько заводить? (доступ к статье свободный для всех) >>
• Когда регистрируют кадровые документы? (доступ к статье свободный для всех) >>
• Личные карточки: популярные вопросы (журнал «Кадровик-практик», 2017, №4)
• С новой номенклатурой дел отдела кадров в новый год (журнал «Кадровик-практик», 2016, №10)

• Полезные, практичные, грамотные советы и подсказки по самым разным темам всегда будут у Вас под рукой.
• Анализ сложных вопросов Вы получите в доступной форме.
• Что делать в связи с последними изменениями в законе Вам расскажут.
• Подписчикам доступны: журналы периода подписки, архив материалов за прошлые годы, удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству (пошаговые инструкции, образцы и бланки документов, консультации и др.), «Книжная полка», курс основ кадрового делопроизводства, все тесты и другие полезные ресурсы. Цена подписки народная —

Наш телефон: 8(8442)989899, 8-917-338-98-99

Вы в рубрике: ПРИКАЗЫ, ДОГОВОРЫ И СОГЛАШЕНИЯ, УВЕДОМЛЕНИЯ, АКТЫ, ЗАЯВЛЕНИЯ

Поделиться в соц сетях

+ Правила перепечатки данного материала

Обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде:

При этом перепечатка допускается только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.

Запросить разрешение на перепечатку и согласовать условия можно по e-mail.

[1]

Основные требования архивного законодательства и сроки хранения кадровых документов

1. Нормативно-правовые акты РФ, определяющие порядок хранения и использования документов в организациях (в том числе кадровых):

Архивная деятельность и все вопросы, прямо или косвенно связанные с ней, регулируются законодательными и нормативными актами, разработчиком которых является Росархив и его подведомственные учреждения.

Ниже приведены основные нормативные акты и обозначена их роль и значение при организации процесса формирования, хранения и использования документов негосударственных организаций.

1.1. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

1.1.1. Что регулирует закон?

ФЗ регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства (гл. 1, ст.1)

Закон вводит термин «Документ Архивного фонда Российской Федерации» – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению (гл.1, ст.3, п.4 ФЗ).

1.1.2. Когда документы негосударственных организаций включаются в состав Архивного фонда РФ:

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации (гл. 2, ст.6, п.7).

Закон вводит термин «Архивный фонд Российской Федерации» – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению (гл.1, ст.3, п.8.).

1.1.3. Должна ли организация создавать свой архив?

Организации вправе создавать архивы в целях хранения, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (гл.3, ст.13, п.2).

Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (гл.1, ст.3, п.9).

Термин «архивный документ» – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (гл.1, ст.3, п.2).

1.1.4. Требование к обеспечению сохранности документов по личному составу:

Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона (гл.4, ст.17, п.1).

Термин «документы по личному составу» – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (гл.1, ст.3, п.3)

1.1.5. Когда документы организации передаются на государственное хранение?

Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора (гл.5, ст.20, п.2).

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе, в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также, архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе, организации, ликвидируемой в результате банкротства (гл.5, ст.23, п.10)

1.1.6. Чем должна руководствоваться организация в рамках организации архивного дела на своей территории?

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти) (пояснения: Росархив), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами (гл.3, ст.14, п.5).

К таким правилам относятся:

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. за № 526, зарегистрированных в Минюсте РФ 07.09.2015 г. за № 38830.

Правила определяют установленные законодательством требования к организации процесса хранения, комплектования, учета, использования документов и иные сопутствующие вопросы, связанные с хранением и обслуживанием документов, составляющих негосударственную часть архивного фонда РФ. Правила распространяют свое действие на все юридические лица вне зависимости от формы организационной собственности, зарегистрированные на территории РФ.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08. 2010 г. № 558, зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 г. за № 18380.

Перечень на государственном уровне устанавливает сроки хранения типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства организаций) управленческих функций независимо от формы организаций собственности юридического лица с указанием сроков хранения.

Перечень типовых архивных документов, образующийся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержден приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007г. № 1182, зарегистрирован в Миниюсте РФ 27.09.2007 г. за № 10194.

Перечень устанавливает сроки хранения типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с учетом положений нормативных правовых актов, регламентирующих создание, состав и обращение документов на различных носителях информации о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.

Установленные сроки хранения основных кадровых документов:

Приказы по личному составу:

• о приеме на работу;
• о переводе на другую работу;
• об увольнении или прекращении действия трудового договора (контракта, соглашения);
• об изменении фамилии (в связи с вступлением в брак, расторжением брака);
• о поощрении, объявлении благодарности, награждении почетной грамотой;
• об установлении окладов;
• об установлении надбавок к окладам (за совмещение, стаж работы, особый характер работы;
• об установлении доплат;
• о временном замещении должности (с выплатой разницы в окладах);
• о премировании;
• о присвоении классных чинов и разрядов государственным (муниципальным) служащим,
• о присвоении квалификации;
• о повышении классности (разряда) работников;
• о длительных загранкомандировках;
• о длительных командировках;
• о декретных отпусках;
• об отпусках по уходу за ребенком;
• о предоставлении отпуска без сохранения содержания;
• о взысканиях (с удержанием заработной платы);
• о прохождении практики студентами, в тех случаях когда практикантам выплачивается заработная плата, и ими уплачиваются страховые взносы в ПФР;
• обо всех видах отпусков (включая очередные, и учебные) работников с вредными условиями труда;
• о дежурствах по основному профилю деятельности;
• о командировках для работников с вредными условиями труда

75 лет * ст. 19 «б»

Приказы по личному составу

• о предоставлении очередных отпусков;
• об отпусках в связи с обучением
• о дежурствах;
• о дисциплинарных взысканиях (без удержания заработной платы);
• о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках;
• о предоставлении отгулов;
• о привлечении к работе в выходные и праздничные дни

5 лет ст. 19 б (2)

Журнал регистрации приказов по личному составу

75 лет * ст. 258 «б»

Журнал регистрации приказов о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах и др.

Личные карточки (форма № Т-2)

Личные дела работников

Трудовые договоры, контракты и трудовые соглашения

Лицевые счета по заработной плате

Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по ЕСН

при отсутствии лицевых счетов 75 лет*ст. 393

Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц

при отсутствии лицевых счетов 75 лет* ст. 394

Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование

при отсутствии лицевых счетов 75 лет* ст. 395

Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о несчастных случаях на производстве

75 лет* связанных с человеческими

жертвами – постоянно ст.632

Табели и наряды работников вредных профессий

Трудовые книжки (невостребованные работниками при увольнении)

Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах

Реестр сведений о доходах физических лиц (форма № 2-НДФЛ)

Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел

Документы о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами (представления, ходатайства, выписки из решений, протоколов и др.)

Документы о присвоении классных чинов и специальных званий, не вошедшие в состав личных дел

Документы (анкеты, автобиографии, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу

Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел

Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников

Графики предоставления отпусков

Журнал лиц, подлежащих воинскому учету

3 года после увольнения ст.695 «е»

Договоры страхования работников от несчастных случаев

5 лет после истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая – 75 лет* ст. 623

*В связи с принятием Федерального закона от 02.03.2016 г. № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», документы по личному составу (за исключением документов, образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой), созданные до 2003г., хранятся 75 лет, с 2003г. — 50 лет.

Остались вопросы? Мы вам поможем!

Если у вас остались вопросы по срокам хранения кадровых документов, порядке разработки и внедрения номенклатуры дел, организации процесса упорядочения и хранения документов, обращайтесь по адресу [email protected] и мы вам поможем.

В письме просим указать ваше имя, корпоративный адрес электронной почты, контактный номер телефона и название организации.

Просим отнестись с пониманием к тому, что запросы без обозначенных выше данных останутся без ответа экспертов «Делис Архив».

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Ольга Куликова, руководитель отдела по работе с клиентами

Источники

1. Файкс, Г. Полиция возвращается. Из истории уголовной полиции ФРГ; М.: Юридическая литература, 2012. — 240 c.
2. Розен, Александр Последние две недели. Прения сторон / Александр Розен. — М.: Советский писатель. Москва, 2016. — 528 c.
3. Пучинский, В. К. Пересмотр судебных постановлений в порядке надзора в советском гражданском процессе: моногр. / В.К. Пучинский. — М.: Юридический факультет Санкт-Петербургского государственного университета, 2015. — 192 c.
4. Теория государства и права (схемы и комментарии). — Москва: Мир, 2000. — 208 c.
5. Все о пожарной безопасности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. — М.: Альфа-пресс, 2010. — 480 c.

Сроки хранения кадровых документовОценка 5 проголосовавших: 1 Владимир Солодовников

Опытный юрист с 10 летним стажем.

Образование: ЗСФ РГУП – Западно-Сибирский филиал Российского государственного университета правосудия(г. Томск).

Место работы: частная компания в г. Санкт-Петербург.

Источник: zolotaya-zvezda.ru