В процессе работы любой компании появляется большое количество бумаг, которые подлежат уничтожению. Это все документы с истекшим сроком годности, которые не нужно сдавать в архив, любые ошибочно распечатанные бумаги, черновики и т.д.
В этой статье мы рассмотрим, как происходит правильное уничтожение архива документов и какие варианты могут быть допустимыми.
Можно ли выбросить все на помойку?
Категорически нет! Во-первых, многие документы содержат конфиденциальные сведения и личную информацию, поэтому просто выбрасывать их нельзя. Во-вторых, это крайне неэкологично, наша страна до сих пор закупает бумажное вторсырье для создания новых изделий за границей, тогда как наша собственная макулатура просто гниет на свалке.
Сдать в переработку самостоятельно
Такой вариант допустим и экологичен, но только при условии, что до этого вы своими силами измельчили бумаги с помощью шредера. Этот процесс достаточно долгий и трудоемкий, так как в большинстве компаний есть только небольшие шредеры, куда помещается максимум несколько листов за раз.
Кроме того, нужно подготовить соответствующие внутренние акты о том, что определенные бумаги отправлены на уничтожение.
Профессиональное уничтожение
Самый простой и правильный путь — профессиональное уничтожение документов, в том числе, конфиденциальное. Это означает, что вы обратитесь к сторонней организации, которая разберется с ненужными вам бумагами своими силами.
Как правило, такие услуги оказывают компании, которые занимаются архивной деятельностью — архивохранилища и профессиональные архивисты. По роду своей работы они хорошо умеют не только хранить документы, но и избавлять от тех, которые утратили актуальность. Иначе архивы переполнились бы ненужным содержимым и переставали выполнять свою основную задачу.
Процесс представляет собой все то же шредирование и переработку, только происходит все на промышленном оборудовании, очень быстро и за закрытыми дверями. Для контроля вы можете направить своего сотрудника, который сможет наблюдать весь процесс.
Почему такой вариант самый подходящий? Тому есть несколько причин:
- это соответствует всем требованиям, которые закон предъявляет к уничтожению документов;
- это абсолютно экологично;
- это легко для вас — вам не нужно перебирать архив на предмет посторонних деталей (папок, скрепок, скоб и т.д.), не нужно никак готовить его, не нужно делать сопроводительную документацию — все сделают за вас;
- это недорого.
В результате вы получите грамотно оформленные акты, а все ненужные вам бумаги отправятся в свою дальнейшую жизнь — в виде сырья для новых бумажных изделий.
Источник: